Organizzare un evento privato a Roma, che sia un matrimonio in villa, una festa aziendale o un ricevimento su una terrazza, significa occuparsi di mille dettagli. La sicurezza spesso arriva per ultima, ma è quella che, se trascurata, può rovinare tutto il resto.
Vediamo in modo semplice cosa considerare e quali regole tenere presenti. Questo articolo ha valore informativo: per i casi specifici è sempre bene confrontarsi con un tecnico o con gli uffici competenti.
Evento privato o pubblico spettacolo?
La prima distinzione è tra evento privato, riservato a invitati, ed evento aperto al pubblico. Un evento con invitati in una location già autorizzata richiede in genere meno adempimenti. Un evento aperto al pubblico, con biglietti o ingresso libero, può rientrare nella disciplina del pubblico spettacolo, con verifiche più strette sulla location e sui piani di sicurezza.
Il confine non è sempre netto. Una festa aziendale con centinaia di persone, palco e musica dal vivo può richiedere attenzioni simili a quelle di un evento pubblico. Per questo conviene valutare il caso fin dall'inizio.
Le figure della sicurezza
Gli steward si occupano di accoglienza, orientamento e gestione dei flussi del pubblico. Sono la presenza più visibile e quella che gli ospiti ricordano.
Gli addetti ai servizi di controllo, iscritti nell'apposito elenco tenuto dalla Prefettura, sono le figure abilitate a svolgere controlli all'ingresso dei locali di intrattenimento e degli spettacoli. Per molte attività nei locali notturni e negli eventi aperti al pubblico la loro presenza è richiesta.
Accanto a loro ci sono gli addetti antincendio e al primo soccorso, con la formazione prevista per il livello di rischio della location.
Il piano di sicurezza
Un buon evento ha un piano scritto. Il piano indica quante persone sono attese, dove sono le uscite di emergenza, come si muove il pubblico, dove stanno gli operatori, come si comunica tra loro e cosa si fa in caso di emergenza.
Per gli eventi più grandi il piano viene condiviso con i tecnici della location e, quando previsto, con la Commissione di vigilanza. Anche per eventi piccoli, mettere per iscritto due pagine di procedure aiuta tutti a sapere cosa fare.
Cosa preparare prima di chiamarci
Per darvi un preventivo preciso ci servono poche informazioni: data e orari, indirizzo della location, numero di ospiti previsti, tipo di evento, presenza di musica, palco o ospiti noti, eventuali esigenze particolari come bambini, persone anziane o accessi riservati.
Più le informazioni sono precise, più il piano sarà su misura e il costo corretto.
Gli errori da evitare
Chiamare la sicurezza pochi giorni prima, quando le persone formate sono già impegnate. Sottovalutare il numero di ospiti o gli invitati non previsti. Affidare i controlli a personale non abilitato. Non prevedere un responsabile unico della sicurezza con cui il fornitore possa parlare durante l'evento.
Un altro errore frequente è pensare solo all'ingresso. La parte più delicata di molti eventi è l'uscita, soprattutto di notte, quando le persone sono stanche e il traffico è intenso.
Il nostro approccio
Facciamo un sopralluogo della location, prepariamo un piano operativo con il numero e i ruoli degli operatori, facciamo un briefing prima dell'evento e vi consegniamo un breve report a fine servizio. Lavoriamo con discrezione, perché gli ospiti devono sentirsi accolti, non controllati.
State organizzando un evento a Roma o nel Lazio? Scriveteci su WhatsApp con data, luogo e numero di ospiti: vi rispondiamo con una proposta.